CÓMO ORGANIZAR UN EVENTO EXITOSO

Lo primero para planificar un evento exitoso debes pensar en 3 factores:

Pre evento Durante el evento Después del evento

1. Pre evento

Es vital la coordinación con los clientes, colaborar con los clientes para comprender el alcance, la dinámica y los costos asociados del evento. Esto también incluye cuándo y dónde tendrá lugar el evento.

Búsqueda de proveedores. es importante coordinar con los proveedores. El planificador de eventos, esencialmente debe coger ofertas de varios proveedores que incluyen proveedores de equipos, servicios de restauración, etc.

Planificación de agenda. Como planificador de eventos, deberás entender a fondo lo que el cliente intenta lograr a través del evento. En función de esto, deberá ponerse en contacto con ponentes relevantes que puedan presentar el tema.

2. Durante el evento

El organizador de eventos profesional sabe lo importante que es mantener contentos a los invitados durante todo el evento.

Por ello deberá asegurarse de que se cumplan todas sus demandas, y de que todo funcione sin problemas.

Los eventos han de ser lo más interactivos posible y crear una experiencia al asistente.

No servirá solo con que el espacio sea espectacular, la decoración sea genial y el catering sea digno de ganar una estrella Michelín.

Si la gente solo va a comer y a beber, al final se aburrirá. Además, seguro que el objetivo del evento no es que la gente coma y beba, sino aquel para el cual has estado trabajando todo este tiempo: ventas, posicionamiento de marca, etc.

Tendrá que asignar tareas a su equipo, y asegurarse de que cada miembro del equipo tenga un rendimiento eficiente.

También, debe seguir tomando notas sobre cómo se está desarrollando el evento. Estos serán útiles para recopilar un informe en el siguiente paso.

3. Después del evento

Una vez que finaliza el evento, una cosa importante que debe hacer el organizador del evento, es redactar un informe de todo el evento.

Esto incluirá cosas como, los costos e ingresos que se acumularon, la cantidad de personas que aparecieron, etc

En el post-evento es cuando debemos alargar el engagement al máximo:

1. · Conseguir que nos sigan en redes sociales

2. · Que se suscriban a nuestro blog

3. · Que compren el producto o servicio que presentamos en el evento

4. · Que la marca gane posiciones en el top of mind

5. · Que hayamos conseguido concienciar o un aprendizaje por parte de nuestra audiencia, si ese era el objetivo

6. · Y no olvidemos el ROI

Para finalizar, es el momento de crear encuestas posteriores al evento, para que los asistentes den su opinión acerca del evento. Todo esto le ayudará a planear mejor en el futuro un posterior evento.